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一、律所的案件资料为什么需要保密？

1、第三十八条要求什么

律师法第三十八条写得很明确：律师应当保守执业中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人的隐私；对委托人和其他人不愿泄露的情况和信息，同样负有保密义务。

这一条比很多人以为的宽。它保护的不只是法律列举的隐私和商业秘密，还包括当事人不愿公开的案件细节。例外只有一种，即委托人或者其他人准备或者正在实施危害国家安全、公共安全以及严重危害他人人身安全的犯罪事实和信息。

承担义务的是律师，真正承压的是律所。当事人投诉或者起诉时指向的通常是律所，声誉受损的也是律所。

2、档案为什么要求集中管理

律师法同时要求律所建立档案管理等制度。司法部与国家档案局对律师业务档案另有专门办法，要求律所配备专职或者兼职档案人员，对业务档案实行集中统一管理；借阅要有制度和登记簿，履行审批手续，并限定归还期限。

**把两条放在一起看，律所对案件材料的要求可以概括为集中、可查、有时限。**而聊天工具里的材料，分散在每个人的手机和电脑上。这中间的差距，就是风险的起点。

3、泄露的代价

泄露商业秘密或者个人隐私，可以依据律师法给予警告、罚款，情节严重的会被停止执业。全国律协也通报过律师把案件相关信息透露给与案件无关的公司，因此被公开谴责的案例。

这里只讲案例本身，不评价任何工具。更值得留意的是，多数泄露并非出于恶意，而是出于顺手转发。风险不在工具本身，而在材料离开了机构的控制范围。

二、案件资料放上公有云，法律行业会丢掉哪几样控制

义务的承担者不会因为换了工具而改变，变化的是律所手里的抓手。把案件资料放在公有云聊天工具里，通常会丢掉三样控制。

1、数据不在自己手里

公有云模式下，服务器、账号体系、备份策略和数据销毁方式都由服务商掌握。律所既看不到数据存放在哪里，也拿不到一份可以核验的流向记录。

这不是在指控某一家服务商做了什么，它描述的是一种控制权结构。保密义务仍然留在律所，履行义务的能力却有一部分转移到了机构之外。

2、记录不在机构手里

更常见的问题是账号归属。在由个人注册或者绑定个人手机号的工具里，聊天记录与个人绑定，不与律所绑定。

律师转所、助理离职、手机丢失或者更换设备，历史记录就找不回来了。谁在什么时间看过哪份材料，谁把材料转给了谁，律所事后拿不出完整记录。档案管理要求借阅留痕，而这类工具的留痕能力掌握在个人手里。

3、出事时拿不出完整留痕

委托人投诉、主管部门问询、诉讼中需要举证，都要回溯同一件事：这份材料在什么时候交给了谁。

如果材料散落在若干人的聊天记录里，律所要么凑不齐，要么无法证明其完整性。面对压力的不是某一位律师，而是律所本身。

三样控制对应三个问题：数据在哪里，账号归谁，记录能不能查。任何一样不在律所手上，案件资料都不适合通过它流转。

三、先分清哪些资料不该进聊天工具

分级不是要把沟通变复杂，它只是让不同敏感度的材料各走各的路径。

1、可以照常沟通的

排期协调、流程性通知、已经公开的裁判文书。这些内容即使外泄，损害也有限，照常沟通没有问题。

2、需要限定范围的

证据材料的内部讨论、当事人提供的合同文本属于这一类。它们需要一个前提：只在机构自己管理账号的工具里传输，参与人限定在办案团队，并且留下可查记录。

3、不该经过聊天工具的

涉及当事人隐私的敏感材料、未公开的重大交易信息、刑事案件中当事人及家属的身份信息。这部分内容更稳妥的路径是线下交接，或者直接归入业务档案。

法律行业的分级标准不必复杂，一条判断就够用：这份材料如果落到无关的人手里，律所是否承担得起后果。

四、自建通讯工具要过的四项能力检查

分级解决的是哪些材料可以走聊天工具，工具本身能不能接得住，要另外查四项能力。

1、数据放在哪里，账号归谁管

把通讯服务部署在律所自己的服务器上，账号与数据由机构掌握，个人端仍然需要网络接入。这一项对应的正是数据控制权。

2、传输与存储是否加密

要看三处：通讯过程是否加密，服务端文件是否加密存储，数据库中的消息是否加密存储。加密标准上，AES 256位属于国际通用的高强度标准，适配范围广，选型时可以直接问服务商是否采用。

3、谁能登录，能看到什么

IP登录限制可以把登录来源限定在律所网络范围之内。统一身份认证可以直接对接现有账号体系，人员离职即失效。组织隔离可以避免不同部门或者不同团队互相看到消息。这三项解决的都是人走账号还在、跨团队随意翻看这类日常问题。

4、记录能否审计

消息审计与留存让管理员可以回溯谁在什么时间发送了什么内容。界面水印在截图时留下可追溯信息。多端同步与记录漫游保证更换设备之后，记录仍然留在机构掌握的范围之内。

前三项管住入口和权限，最后一项管住事后，四项齐了，第三节的分级才有执行的基础。

五、从自查到替换的三步

法律行业自查不需要大动干戈，按三步推进即可。

1、先问五个问题

现在用的工具，数据存在哪里；账号由谁管理；聊天记录能否被机构审计；人员离职之后资料是否留存；权限能不能按团队分级。五个问题里有两个答不上来，就值得重新评估。

2、再选一个团队试点

明确哪些材料不再通过个人工具流转，先让一个团队按新规则运行。历史记录按业务档案要求归口处理，已经归档的材料以档案为准，日常沟通逐步切到新工具上。把适应期控制在一个小团队范围内，比让全所同时调整要稳。

3、最后把规范写进制度

工具使用规范要落到所内制度里，与档案管理的要求对齐。培训覆盖到助理、实习律师和行政人员，材料往往是从这些岗位手里传出去的。

总结

案件资料的归属问题，本质上是律所对当事人的承诺，工具只是兑现承诺的方式。放在公有云聊天工具里，律所失去的是数据的控制权、记录的归属和事后的追溯能力，而承担的责任一点没有减少。

法律行业的口碑建立在信任之上，而信任需要具体的管理动作来支撑。把资料分级、把工具的能力问清楚、把账号和记录收回到机构手里，这三件事今天就可以开始做。